Die Formel, die alle schreiben
„Gute Kenntnisse in MS Office" steht in nahezu jeder Bewerbung für eine Bürostelle. Weil sie in jeder steht, unterscheidet sie niemanden von niemandem, und weil niemand weiß, was „gut" für die schreibende Person bedeutet, ist sie zudem unüberprüfbar. Eine Angabe, die weder unterscheidet noch überprüfbar ist, ist keine Information.
Dasselbe gilt für die Balkendiagramme, mit denen Lebenslaufvorlagen Kenntnisse darstellen. Ein zu vier Fünfteln gefüllter Balken neben dem Wort „Excel" beantwortet die einzige Frage nicht, die der Arbeitgeber hat: Können Sie das, was hier täglich gebraucht wird?
Was Arbeitgeber tatsächlich meinen
In Sachbearbeitung, Assistenz und Verwaltung hängt an dem Wort „Office" ein sehr konkreter Aufgabenkatalog, und er unterscheidet sich je nach Stelle erheblich.
In Excel geht es fast nie um Formeln im mathematischen Sinn, sondern um den Umgang mit Listen: Daten aus einem anderen System übernehmen und bereinigen, zwei Listen über einen gemeinsamen Schlüssel zusammenführen, auswerten, ausgeben. Die Funktionen, die dahinterstehen, heißen SVERWEIS beziehungsweise XVERWEIS, Pivot-Tabelle, Filter, bedingte Formatierung, Datenüberprüfung und in größeren Häusern Power Query. Wer diese Begriffe verwendet, sagt genauer, was er kann, als jede Selbsteinstufung.
In Word geht es um Dokumente, die dauerhaft gepflegt werden: Formatvorlagen statt manueller Auszeichnung, Serienbriefe mit einer Datenquelle, Kopf- und Fußzeilen mit Abschnittswechseln, Inhaltsverzeichnisse, Änderungsverfolgung und Kommentare. Wer in einer Kanzlei oder Verwaltung arbeitet, arbeitet mit Vorlagen – und wer Vorlagen nicht anfassen kann, ohne sie zu zerlegen, verursacht Arbeit.
In Outlook geht es um Ordnung: Regeln, Kategorien, Nachverfolgung, die Verwaltung fremder Kalender und Postfächer, Terminserien, Besprechungsanfragen mit Räumen und Ressourcen. In der Assistenz ist das der wichtigste Teil überhaupt.
Wie eine belastbare Angabe aussieht
Die brauchbare Form nennt drei Dinge: das Programm, die Funktion und den Zusammenhang, in dem Sie sie verwendet haben. Der Zusammenhang ist der Teil, den fast alle weglassen, und er ist der, der die Angabe glaubwürdig macht.
| Programm | Was Sie können | In welchem Zusammenhang |
|---|---|---|
| Excel | Pivot-Tabellen, SVERWEIS, Datenüberprüfung | monatliche Umsatzauswertung aus dem Warenwirtschaftsexport, rund 4.000 Zeilen |
| Word | Serienbrief, Formatvorlagen, Abschnittswechsel | Kundenanschreiben aus Excel-Datenquelle, Pflege der Hausvorlagen |
| Outlook | Regeln, Kalenderverwaltung für Dritte | Terminkoordination für zwei Geschäftsführer |
So eine Übersicht gehört in den Lebenslauf, nicht ins Anschreiben. Im Anschreiben steht davon höchstens der eine Punkt, der zur ausgeschriebenen Aufgabe passt.
Wenn die Angabe geprüft wird
Rechnen Sie damit, dass sie geprüft wird. In vielen Auswahlverfahren für Bürostellen gehört ein kurzer praktischer Teil dazu, und er greift genau die Begriffe auf, die Sie genannt haben. Wer „sehr gute Excel-Kenntnisse" angibt und im Test an einer Pivot-Tabelle scheitert, hat ein größeres Problem, als hätte er „Grundkenntnisse" geschrieben. Was in solchen Tests verlangt wird, beschreibt der Beitrag zur Arbeitsprobe im Vorstellungsgespräch.
Daraus folgt die wichtigste Regel für diesen Abschnitt der Bewerbung: Schreiben Sie nur hin, was Sie am nächsten Tag ohne Vorbereitung vorführen könnten. Alles andere ist eine Verabredung zu einem unangenehmen Termin.
Nachweise, wenn die Selbsteinschätzung nicht reicht
Es gibt Prüfungen, die Office-Kenntnisse bescheinigen, und sie helfen vor allem denen, die keine einschlägige Ausbildung vorweisen können – beim Quereinstieg ins Büro oder beim Wiedereinstieg nach einer längeren Pause.
Verbreitet sind der ICDL, der frühere Europäische Computerführerschein, mit Modulen für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentation, sowie die herstellereigenen Prüfungen von Microsoft, die einzelne Anwendungen abfragen. Beide sind keine Eintrittskarte, aber sie verwandeln eine Behauptung in einen Nachweis, und genau darum geht es. Kurse ohne Prüfung – Onlinevideos, Webinare, interne Schulungen – gehören ebenfalls in den Lebenslauf, aber mit Stundenzahl und Anbieter, damit ihr Umfang erkennbar bleibt.
Wo Nachweise hingehören und wie sie in der Mappe geordnet werden, behandelt der Beitrag zu den Zeugnissen und Nachweisen als Anlage.
Was über Office hinausgeht
Die Angabe zu den Office-Anwendungen ist die Grundlage, nicht das Unterscheidungsmerkmal. Unterschieden wird über die Fachsoftware: das ERP-System, in dem die Aufträge laufen, die Kanzleisoftware, das Dokumentenmanagement, das Fachverfahren der Behörde. Dort ist der Wettbewerb kleiner, weil weniger Bewerber etwas vorzuweisen haben – der Beitrag zur Fachsoftware in der Bewerbung geht darauf ein.
Ein letzter Hinweis zur Genauigkeit: Nennen Sie, mit welcher Umgebung Sie gearbeitet haben, wenn es einen Unterschied macht – eine lokal installierte Version, eine Webanwendung oder eine Terminalserverumgebung verhalten sich nicht gleich. Wer das weiß und erwähnt, zeigt damit mehr über sein Kenntnisniveau als mit jedem Adjektiv.
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