Warum das Büro für Quereinsteiger offener ist als andere Felder
In vielen Berufen entscheidet ein Abschluss darüber, ob man überhaupt arbeiten darf. Im Büro ist das anders: Die Bezeichnungen „Sachbearbeiter", „kaufmännischer Mitarbeiter" und „Assistenz" sind nicht geschützt, und es gibt keine Kammerzulassung, die den Zugang regelt. Was ein Arbeitgeber verlangt, verlangt er, weil er es verlangen will – und nicht, weil ein Gesetz es ihm vorschreibt.
Das heißt nicht, dass Abschlüsse gleichgültig wären. In Anzeigen steht regelmäßig „abgeschlossene kaufmännische Ausbildung", und wo aus vierzig Bewerbungen ausgewählt wird, ist das ein wirksames Ausschlusskriterium. Es heißt nur, dass die Tür nicht verschlossen ist, sondern nur eng – und dass es darauf ankommt, wo man anklopft.
Welche Vorerfahrung tatsächlich zählt
Quereinsteiger betonen im Anschreiben meistens das Falsche. Sie schreiben über Motivation, Lernbereitschaft und den Wunsch nach Veränderung. Der Arbeitgeber sucht aber etwas anderes: einen Beleg dafür, dass Sie eine Bürotätigkeit schon einmal ausgeübt haben, auch wenn sie nicht so hieß.
Diese Belege gibt es fast immer, und sie stecken in der bisherigen Arbeit.
Im Einzelhandel: Warenwirtschaft, Bestellungen, Wareneingang, Inventur, Reklamationsbearbeitung, Kassenabrechnung, Dienstplan. Das sind Auftragsbearbeitung, Einkauf und Abrechnung unter anderem Namen. Im Handwerk: Aufmaß, Materialdisposition, Stundenzettel, Rechnungsvorbereitung, Terminabsprachen mit Kunden. In der Pflege: Dokumentation, Abrechnung mit Kostenträgern, Dienstplanung, Bestellung von Material – dazu die Arbeit mit Fristen und Vorschriften, die den Kern jeder Sachbearbeitung ausmacht. In der Gastronomie: Kassenabrechnung, Bestellwesen, Lieferantenkontakt, Reservierungssysteme.
Schreiben Sie das mit den Begriffen der Zielbranche auf. Wer „Bearbeitung von Reklamationen einschließlich Schriftverkehr mit Lieferanten, etwa 15 Vorgänge wöchentlich" schreibt, hat Sachbearbeitung beschrieben. Wer „Kundenkontakt" schreibt, hat nichts beschrieben.
Welche Stellen offen sind
Nicht alle Bürostellen sind für Quereinsteiger gleich zugänglich, und es lohnt sich, die Unterschiede zu kennen, statt überall zu streuen.
Offen sind typischerweise die Auftragserfassung und der Vertriebsinnendienst, weil dort Produktkenntnis und Kundenumgang mehr zählen als eine kaufmännische Prüfung. Offen ist die Terminverwaltung und der Empfang. Offen sind Stellen, die eine Branchenkenntnis verlangen, die Sie mitbringen – ein Handwerksbetrieb, der eine Bürokraft sucht, nimmt lieber jemanden, der weiß, was ein Aufmaß ist.
Schwerer zugänglich sind Personalsachbearbeitung, Buchhaltung, Entgeltabrechnung und die Verwaltung, weil dort rechtliches Regelwissen vorausgesetzt wird, das man nicht nebenbei aufnimmt. Nicht zugänglich ohne Abschluss sind die Kanzleiberufe, jedenfalls in der Breite: Was in einer Kanzlei verlangt wird, beschreibt der Beitrag zur Bewerbung in der Kanzlei.
Der öffentliche Dienst ist ein Zwischenfall. Formale Voraussetzungen stehen in der Ausschreibung und sind dann bindend – wer sie nicht erfüllt, scheidet aus. Es gibt aber Stellen für „vergleichbare Qualifikationen", und dort wird tatsächlich vergleichbar geprüft. Der Beitrag zur Bewerbung bei Behörde oder Unternehmen erklärt, warum die Ausschreibung dort wörtlich zu nehmen ist.
Was sich an Nachqualifizierung lohnt
Es gibt drei Wege, und sie unterscheiden sich stark in Aufwand und Wirkung.
Der kleinste ist ein Nachweis über Office-Kenntnisse, insbesondere über Excel. Er kostet wenig Zeit und räumt das häufigste Ausschlusskriterium in der ersten Sichtung aus dem Weg; Einzelheiten im Beitrag zu den Office-Kenntnissen.
Der mittlere ist eine Weiterbildung mit anerkanntem Abschluss in einem Teilgebiet – Lohn und Gehalt, Finanzbuchhaltung, Büromanagement –, oft förderfähig über die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter, wenn ein Bildungsgutschein bewilligt wird. Sie ersetzt keine Ausbildung, macht aber eine Bewerbung anschlussfähig.
Der größte ist die Externenprüfung: Nach dem Berufsbildungsgesetz können Menschen ohne Ausbildungsvertrag zur Abschlussprüfung zugelassen werden, wenn sie mindestens das Anderthalbfache der Ausbildungszeit in dem Beruf gearbeitet haben. Das ist der Weg für alle, die seit Jahren Büroarbeit machen, ohne den Beruf gelernt zu haben – und er endet mit demselben Abschluss wie die reguläre Ausbildung. Zuständig ist die Kammer; dort wird auch geprüft, welche Zeiten angerechnet werden.
Der Einstieg über den Umweg
Zwei Wege werden unterschätzt. Der eine ist die interne Versetzung: Wer in einem Unternehmen arbeitet, das auch Verwaltung hat, wechselt leichter innerhalb des Hauses als von außen hinein. Fragen Sie, bevor Sie kündigen.
Der andere ist die Zeitarbeit. Sie ist der schnellste Weg in ein Büro, in dem man nachweisen kann, dass man Büroarbeit kann – und nach einem Jahr steht im Lebenslauf eine einschlägige Station. Was dabei zu beachten ist, steht im Beitrag zur Zeitarbeit im Büro.
Der Satz, der den Wechsel trägt
Im Anschreiben brauchen Sie eine Begründung, die nach vorn zeigt und nicht nach hinten. „Ich möchte weg von der Schichtarbeit" ist ein Grund, aber es ist Ihrer und nicht seiner. „In den letzten drei Jahren ist der Anteil an Bestellwesen und Abrechnung in meiner Arbeit auf etwa die Hälfte gewachsen, und genau dieser Teil ist der, den ich ausbauen möchte" ist eine Begründung, die dem Arbeitgeber sagt, was er bekommt. Was so ein Text sonst leisten muss, steht im Beitrag zum Aufbau des Motivationsschreibens.
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