Der unterschätzte Teil der Mappe
Anschreiben und Lebenslauf werden überarbeitet, die Anlagen werden zusammengesucht. Das ist die übliche Reihenfolge, und sie ist falsch herum – jedenfalls dort, wo Auswahlverfahren formal geführt werden. In Verwaltungen entscheidet die Vollständigkeit der Unterlagen darüber, ob eine Bewerbung überhaupt in die Wertung kommt; in Unternehmen ist ein fehlendes Zeugnis der häufigste Grund für eine Rückfrage, und Rückfragen kosten Zeit, die andere Bewerbungen nicht kosten.
Die Grundregel ist einfach: In die Anlagen gehört, was eine Behauptung aus dem Lebenslauf belegt, und sonst nichts. Jede Seite, die nichts belegt, verlängert die Mappe und verdünnt die, die etwas belegen.
Was dazugehört
Das letzte Arbeitszeugnis und die Zeugnisse der davor liegenden Stationen, soweit sie zur Stelle passen. Der Berufsabschluss – bei einer Ausbildung das Zeugnis der zuständigen Stelle und das Zeugnis des Ausbildungsbetriebs, bei einem Studium die Urkunde mit dem Zeugnis. Nachweise über Fortbildungen, wenn sie einschlägig sind. Und der letzte Schulabschluss.
Zum Schulabschluss eine Einordnung: Er gehört bei Berufseinsteigern und bei Bewerbungen um Ausbildungsstellen nach vorn und bei Berufserfahrenen ans Ende oder gar nicht mehr in die Mappe. Wer zwölf Jahre in der Sachbearbeitung gearbeitet hat, wird nicht nach der Note in Erdkunde ausgewählt. Eine Ausnahme sind Verwaltungen, die formale Zugangsvoraussetzungen prüfen müssen – dort gehört er immer dazu.
Die Reihenfolge
Umgekehrt chronologisch, also das Jüngste zuerst, und zwar durchgehend: erst die Arbeitszeugnisse vom letzten zum ersten, dann die Nachweise über Fortbildungen, dann der Berufsabschluss, dann der Schulabschluss. Diese Ordnung entspricht der des Lebenslaufs, und sie erlaubt es, beim Lesen von einer Zeile im Lebenslauf zur zugehörigen Anlage zu springen.
Der Anlagenvermerk unter dem Anschreiben nennt die Gruppen, nicht jedes einzelne Dokument: „Lebenslauf, Arbeitszeugnisse, Nachweise über Fortbildungen, Abschlusszeugnis". Was dort steht, muss auch beiliegen – der Beitrag zur Bewerbung als Arbeitsprobe erklärt, warum diese Übereinstimmung in Büroberufen besonders aufmerksam gelesen wird.
Was Sie über die Zeugnisse selbst wissen sollten
Der Anspruch auf ein Zeugnis bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses steht in § 109 der Gewerbeordnung. Es gibt zwei Formen: das einfache Zeugnis mit Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit und das qualifizierte, das auf Wunsch zusätzlich Leistung und Verhalten bewertet. Für eine Bewerbung ist praktisch immer das qualifizierte gemeint; ein einfaches Zeugnis in der Mappe wirft die Frage auf, warum kein qualifiziertes vorliegt.
Zwei Punkte werden regelmäßig falsch wiedergegeben. Erstens die Form: Nach § 109 Absatz 3 GewO kann das Zeugnis mit Einwilligung des Arbeitnehmers in elektronischer Form erteilt werden. Die ältere Aussage, die Gewerbeordnung schließe das aus, trifft nicht mehr zu. Dasselbe gilt nach § 16 des Berufsbildungsgesetzes für das Ausbildungszeugnis. Zweitens der Inhalt: Nach § 109 Absatz 2 GewO muss das Zeugnis klar und verständlich formuliert sein und darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die eine andere als die aus Form und Wortlaut ersichtliche Aussage bezwecken.
Ein Zwischenzeugnis aus einem noch laufenden Arbeitsverhältnis ist die übliche Lösung, wenn Sie sich bewerben, ohne gekündigt zu haben. Ein gesetzlicher Anspruch darauf besteht nicht in jeder Lage; in der Praxis wird es bei triftigem Anlass – Vorgesetztenwechsel, Umstrukturierung, geplanter Wechsel – meist erteilt.
Was noch nicht dazugehört
Drei Dokumente werden häufig zu früh eingereicht.
Das Führungszeugnis nach dem Bundeszentralregistergesetz beantragen Sie nicht für die Bewerbung. Es wird, wo es verlangt wird, bei der Einstellung vorgelegt, häufig in der Form, die an die Behörde geht; es hat eine Gebühr und ein Ausstellungsdatum, das nicht veralten soll. Wenn eine Ausschreibung es ausdrücklich für die Bewerbung verlangt, ist das die Ausnahme, und dann steht es dort.
Beglaubigte Kopien gehören ebenfalls nicht in die Bewerbung. Beglaubigungen kosten Gebühren und werden erst bei der Einstellung gebraucht, wenn eine Behörde Originalnachweise zur Personalakte nimmt. Für die Bewerbung genügen einfache Scans.
Und Gesundheitsnachweise, Impfnachweise oder ärztliche Bescheinigungen gehören nicht dazu, außer die Ausschreibung verlangt sie ausdrücklich. Sie enthalten Gesundheitsdaten, die in einer Bewerbungsakte nichts zu suchen haben.
Digital: ein Dokument, lesbare Scans
Scannen Sie so, dass der Text am Bildschirm lesbar bleibt, und legen Sie alle Anlagen in dieselbe Datei wie Anschreiben und Lebenslauf, sofern das Portal nichts anderes vorgibt. Gerade Kanten, richtige Ausrichtung, keine Schatten vom Handy – ein schief fotografiertes Zeugnis ist in einer Bewerbung für ein Büro eine Aussage über den Umgang mit Dokumenten.
Schwärzen Sie nichts, außer es handelt sich um Angaben, die niemanden angehen und die nicht zum Zeugnis gehören. Wer in einem Arbeitszeugnis Passagen unkenntlich macht, erzeugt genau die Frage, die er vermeiden wollte.
Wenn Zeugnisse fehlen
Das kommt vor: verlorene Unterlagen, ein Arbeitgeber, den es nicht mehr gibt, eine Station, über die nie eines ausgestellt wurde. Schreiben Sie es dazu, in einem Satz im Anschreiben oder als Fußnote im Lebenslauf, statt die Lücke unkommentiert zu lassen. Eine erklärte Lücke ist eine Information; eine unerklärte ist ein Verdacht. Wie Sie mit einer längeren Unterbrechung umgehen, behandelt der Beitrag zum Wiedereinstieg nach Familienzeit, und was Behörden zusätzlich verlangen, steht im Beitrag zur Bewerbung bei Behörde oder Unternehmen.
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