Der Punkt, an dem sich Bewerbungen unterscheiden
Wenn zwanzig Bewerbungen auf eine Sachbearbeitungsstelle eingehen, nennen zwanzig davon Office-Kenntnisse. Fachsoftware nennen vielleicht sechs, und drei davon nennen sie so ungenau, dass nichts daraus folgt. Der Abschnitt zur Fachanwendung ist deshalb die Stelle im Lebenslauf mit dem größten Ertrag pro Zeile.
Der Grund liegt in der Einarbeitungszeit. Wer Word kann, aber das ERP-System nicht, braucht Wochen bis Monate, bis er selbstständig arbeitet – und diese Zeit muss der Betrieb aus eigener Kraft aufbringen. Jede Zeile in Ihrem Lebenslauf, die diese Zeit verkürzt, ist ein Argument, das sich beziffern lässt.
„SAP-Kenntnisse" ist keine Angabe
SAP ist kein Programm, sondern ein Haus mit vielen Zimmern. Wer im Einkauf arbeitet, bewegt sich in der Materialwirtschaft; wer im Vertriebsinnendienst arbeitet, im Vertriebsmodul; wer in der Buchhaltung arbeitet, im Finanzwesen; wer in der Personalsachbearbeitung arbeitet, in den Personalmodulen. Zwischen diesen Bereichen liegen unterschiedliche Masken, unterschiedliche Belegarten und unterschiedliche Rechte.
Eine brauchbare Angabe nennt deshalb den Bereich und die Tätigkeit: Bestellanforderungen und Bestellungen anlegen, Wareneingänge buchen, Rechnungen prüfen – das ist eine Auskunft. „SAP" allein ist eine Vokabel. Dasselbe gilt für die anderen großen Systeme im Mittelstand: Microsoft Dynamics beziehungsweise Business Central, Sage, Lexware, branchenspezifische Warenwirtschaften. Nennen Sie das System, den Bereich und, wenn Sie ihn kennen, den Versionsstand.
Was in Kanzleien läuft
Eine Kanzlei arbeitet nicht mit einem ERP-System, sondern mit einer Kanzleisoftware, die Akten, Fristen, Termine, Kostenrechnung und Zwangsvollstreckung zusammenführt. Verbreitet sind mehrere Anbieter, und wer eines dieser Systeme bedient hat, sollte es beim Namen nennen – in der Ausschreibung steht es fast immer.
Dazu kommen zwei Dinge, die keine Kanzleisoftware sind und trotzdem zum Handwerk gehören. Das eine ist das besondere elektronische Anwaltspostfach, über das der Schriftverkehr mit Gerichten läuft; wer damit gearbeitet hat, hat einen Vorteil, der in keiner Vorlage steht. Das andere ist die Kostenrechnung nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz und dem Gerichtskostengesetz – formal keine Software, aber in jeder Kanzleisoftware die anspruchsvollste Funktion. Was in einer Kanzleibewerbung sonst zählt, behandelt der Beitrag zur Bewerbung in der Kanzlei.
Was in Verwaltungen läuft
Behörden arbeiten mit Fachverfahren: Programme für einen bestimmten gesetzlichen Aufgabenbereich, vom Meldewesen über das Sozialwesen bis zum Gewerberecht. Sie sind nicht bundesweit einheitlich, sondern hängen am Land und am Anbieter, mit dem die Kommune arbeitet. Für Ihre Bewerbung heißt das: Nennen Sie das Verfahren, mit dem Sie gearbeitet haben, auch wenn der neue Arbeitgeber ein anderes einsetzt. Wer ein Fachverfahren bedient hat, weiß, wie Fachverfahren funktionieren, und das ist die eigentliche Aussage.
Dazu kommt die E-Akte, die in Bund, Ländern und Kommunen unterschiedlich weit eingeführt ist, sowie die Dokumentenmanagementsysteme, die dahinterstehen. Und es kommt die Haushaltsbewirtschaftung dazu, die in kommunalen Verwaltungen nach den Regeln der Doppik geführt wird – wer Anordnungen erstellt und Mittel bewirtschaftet hat, sollte das benennen. Der Beitrag zu Verwaltungsfachangestellten beschreibt das Berufsbild dahinter.
Teilerfahrung richtig angeben
Der häufigste Fall ist nicht „kann ich" oder „kann ich nicht", sondern „kenne ich zur Hälfte". Dafür gibt es eine ehrliche und trotzdem starke Form: Nennen Sie, was Sie darin getan haben, und nicht, wie gut Sie es können.
„DATEV: Belegerfassung und laufende Buchungen, kein Jahresabschluss" ist eine solche Angabe. Sie zieht selbst die Grenze, und genau das macht sie glaubwürdig – der Arbeitgeber weiß danach, was er bekommt, und Sie müssen im Gespräch nichts zurücknehmen. Eine zu weit gefasste Angabe dagegen fällt spätestens in der Einarbeitung auf, und dann in einer Lage, in der Sie bereits einen Vertrag haben.
Wenn Sie ein System nur aus einer Schulung kennen, schreiben Sie das dazu, mit Anbieter und Umfang. Das ist weniger wert als Praxis, aber es ist mehr als nichts – und es ist nachprüfbar.
Wo Sie Erfahrung erwerben, die Sie noch nicht haben
Zwei Wege stehen offen, wenn Ihnen genau das System fehlt, das die Anzeigen verlangen. Der erste ist die Weiterbildung: Zu den großen Systemen gibt es Kurse mit Zertifikat, teilweise förderfähig über die Arbeitsagentur. Der zweite ist der Umweg über eine Stelle, in der das System läuft, auch wenn die Aufgabe zunächst einfacher ist als gewünscht – in der Zeitarbeit kommt das häufig vor, und wie man sie einschätzt, steht im Beitrag zur Zeitarbeit im Büro.
Prüfen Sie vorher, welche Systeme in Ihrem Zielbereich überhaupt gefragt sind. Die Ausschreibungen selbst sind dafür die beste Quelle: Wer über einige Wochen mitliest, welche Namen in den offenen Stellen wiederkehren, weiß, worin sich eine Weiterbildung lohnt und worin nicht.
Wenden Sie das direkt an: Im Stellenmarkt stehen die offenen Stellen dieses Berufs, und zu jedem Beruf finden Sie die Aufgaben und die üblichen Gehälter daneben.