Warum in diesem Feld geprüft wird
In den meisten Berufen endet ein Vorstellungsgespräch mit einem Händedruck. In Büroberufen endet es häufig an einem Rechner, und das hat einen nüchternen Grund: Die Angaben, um die es geht, sind leicht zu behaupten und leicht zu prüfen. Wer schreibt, er beherrsche Pivot-Tabellen, kann das in zehn Minuten zeigen; wer schreibt, er formuliere sicher, in zwanzig.
Für Sie heißt das zweierlei. Erstens sollten Sie damit rechnen und nachfragen, ob ein praktischer Teil vorgesehen ist – das ist eine übliche und gut aufgenommene Frage bei der Terminvereinbarung. Zweitens sollten Sie keine Angabe in die Bewerbung schreiben, die Sie nicht vorführen können; der Beitrag zu den Office-Kenntnissen geht auf diese Regel genauer ein.
Die fünf Aufgabentypen
Die Tabellenkalkulationsaufgabe. Meist eine unbereinigte Liste aus einem Export, dazu ein Auftrag: zusammenführen, auswerten, darstellen. Geprüft wird nicht das Auswendigwissen einer Formel, sondern der Weg – ob Sie zuerst die Daten anschauen, ob Sie mit einer Hilfsspalte arbeiten, ob Sie das Ergebnis gegenprüfen. Wer laut denkt, während er arbeitet, macht diesen Weg sichtbar und wird besser bewertet als jemand, der schweigend ein richtiges Ergebnis liefert.
Die Schreibprobe. Ein Sachverhalt in Stichworten, daraus soll ein Schreiben werden – eine Antwort auf eine Reklamation, eine Terminabsage, eine Nachfrage bei einem Lieferanten. Geprüft werden Aufbau, Ton und Form. Halten Sie sich an die Form des Geschäftsbriefs, schreiben Sie kurze Sätze und bringen Sie das Ergebnis in den ersten Absatz. Was dabei formal gilt, behandelt der Beitrag zu Rechtschreibung und Form.
Das Diktat oder die Abschrift. In Kanzleien und Arztsekretariaten verbreitet, meist als digitale Aufnahme, die Sie mit Abspielsteuerung übertragen. Geprüft werden Tempo, Fehlerzahl und der Umgang mit Eigennamen und Zahlen – also die Frage, ob Sie nachfragen oder raten. Nachfragen ist richtig. Näheres im Beitrag zu Schreibgeschwindigkeit und Kurzschrift.
Die Postkorbübung. Sie erhalten einen Stapel Vorgänge – Mails, Notizen, Anrufe, Termine – und eine knappe Zeit. Aufgabe ist nicht, alles zu erledigen, sondern zu ordnen: was sofort, was delegiert, was terminiert, was abgelehnt. Geprüft wird, ob Sie Dringlichkeit und Wichtigkeit unterscheiden und ob Sie Entscheidungen begründen können. Die häufigste Schwäche ist, alles selbst machen zu wollen.
Der standardisierte Test. Rechtschreibung, Zahlenverständnis, Konzentration unter Zeitdruck. Er kommt vor allem im öffentlichen Dienst und in größeren Häusern vor, wird meist am Rechner bearbeitet und ist für alle Bewerber identisch – weil nur so vergleichbar ausgewählt werden kann. Warum das dort verlangt wird, erklärt der Beitrag zur Bewerbung bei Behörde oder Unternehmen.
Wie Sie sich vorbereiten
Der wirksamste Schritt ist, die eigene Bewerbung noch einmal zu lesen und für jede Kenntnisangabe eine Aufgabe zu erfinden, die sie prüfen würde. Wer „Serienbrief" geschrieben hat, setzt einmal einen auf. Wer „Pivot-Tabelle" geschrieben hat, baut eine. Das dauert einen Abend und deckt genau die Stellen auf, an denen die Angabe dünner ist als gedacht.
Der zweite Schritt betrifft die Umgebung. Sie arbeiten an einem fremden Rechner, mit einer fremden Tastatur, möglicherweise in einer anderen Programmversion und fast immer unter Beobachtung. Rechnen Sie damit, dass Sie langsamer sind als zu Hause, und planen Sie das ein, statt sich davon aus dem Takt bringen zu lassen.
Der dritte Schritt: Fragen Sie vor Beginn, worauf es ankommt – auf Geschwindigkeit, auf Fehlerfreiheit oder auf den Weg. Die Antwort verrät Ihnen, wie Sie die Aufgabe anlegen sollten, und die Frage selbst wird als Verständnis der Aufgabe gelesen und nicht als Unsicherheit.
Was während der Aufgabe zählt
Lesen Sie die Aufgabenstellung zu Ende, bevor Sie anfangen; der häufigste Fehler ist, den zweiten Teil des Auftrags zu übersehen. Notieren Sie, wenn Sie etwas annehmen müssen – „ich gehe davon aus, dass Zeilen ohne Kundennummer verworfen werden" –, denn eine begründete Annahme ist in der Sachbearbeitung besser als eine stillschweigende. Und geben Sie lieber ein unvollständiges, sauberes Ergebnis ab als ein vollständiges, dessen Zahlen nicht stimmen.
Wenn Sie nicht weiterkommen, sagen Sie es und beschreiben, was Sie stattdessen tun würden. Das ist keine Kapitulation, sondern genau das Verhalten, das man sich später von Ihnen wünscht.
Was nicht gefragt werden darf
Der praktische Teil ist zulässig, und ein Arbeitgeber darf prüfen, was für die Stelle erforderlich ist – § 26 des Bundesdatenschutzgesetzes knüpft die Verarbeitung von Bewerberdaten an genau diese Erforderlichkeit.
Nicht erforderlich und damit unzulässig sind Fragen, die auf die Merkmale des § 1 des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes zielen: Herkunft, Religion, Alter, Behinderung, sexuelle Identität. Unzulässig ist die Frage nach einer bestehenden Schwangerschaft. Unzulässig sind Fragen nach Gewerkschafts- oder Parteizugehörigkeit und nach Krankheiten, die für die Tätigkeit ohne Bedeutung sind. Wo eine Frage unzulässig ist, dürfen Sie sie falsch beantworten, ohne dass daraus ein Anfechtungsrecht entsteht.
Zulässig sind dagegen Fragen nach Kenntnissen, Erfahrung, Zeugnissen und – solange kein deutsches Umsetzungsgesetz zur europäischen Entgelttransparenz vorliegt – auch nach der bisherigen Vergütung; der Beitrag zur Gehaltsvorstellung ordnet das ein.
Nach dem Test
Fragen Sie nach einer Rückmeldung, auch wenn eine Absage folgt. Ein Testergebnis ist die eine Auskunft, die Arbeitgeber eher geben als eine Begründung der Auswahlentscheidung, weil sie sachlich und nicht wertend ist. Wie Sie danach fragen, steht im Beitrag über das Lesen einer Absage.
Wenden Sie das direkt an: Im Stellenmarkt stehen die offenen Stellen dieses Berufs, und zu jedem Beruf finden Sie die Aufgaben und die üblichen Gehälter daneben.