Ein Beruf, der Gesetze anwendet
Die meisten Bürotätigkeiten bestehen darin, betriebliche Abläufe zu führen: Aufträge, Rechnungen, Termine, Verträge. Die Verwaltungsfachangestellte tut etwas anderes. Ihre Arbeit besteht darin, auf einen Sachverhalt eine Rechtsnorm anzuwenden und daraus eine Entscheidung zu machen, die für den Betroffenen verbindlich ist.
Das klingt abstrakt und ist im Alltag sehr konkret: Ein Antrag geht ein, die Voraussetzungen werden geprüft, fehlende Unterlagen werden angefordert, der Sachverhalt wird ermittelt, und am Ende steht ein Bescheid – eine Bewilligung, eine Ablehnung, eine Festsetzung. Dieser Bescheid ist ein Verwaltungsakt, er muss begründet werden, er enthält eine Rechtsbehelfsbelehrung, und gegen ihn kann Widerspruch eingelegt werden.
Daraus folgt der wichtigste Unterschied zur Sachbearbeitung in einem Unternehmen: Ermessen ist hier nicht Geschmackssache, sondern eine rechtlich gebundene Größe. Wo ein Gesetz Ermessen einräumt, muss es ausgeübt und die Ausübung begründet werden; wo es keines einräumt, gibt es keinen Spielraum, auch nicht aus Freundlichkeit. Wie sich das von der Sachbearbeitung in der Privatwirtschaft unterscheidet, behandelt der Beitrag zur Sachbearbeitung als Tätigkeit.
Fünf Fachrichtungen, fünf Arbeitswelten
Die Ausbildungsordnung kennt fünf Fachrichtungen, und sie führen in sehr unterschiedliche Häuser: Bundesverwaltung, Landesverwaltung, Kommunalverwaltung, Handwerksorganisation und Industrie- und Handelskammern sowie Kirchenverwaltung in den Gliedkirchen der Evangelischen Kirche in Deutschland.
Die Kommunalverwaltung ist die größte und die vielseitigste. Sie umfasst das Bürgerbüro mit Melde-, Pass- und Personenstandsangelegenheiten, das Ordnungsamt, die Bauverwaltung, das Sozialamt, die Kämmerei, das Personalamt und den Sitzungsdienst für Rat und Ausschüsse. Wer dort arbeitet, wechselt im Lauf der Jahre in der Regel mehrfach das Amt, und mit jedem Wechsel ein neues Rechtsgebiet.
Die Landesverwaltung arbeitet stärker in Fachbehörden – Finanzverwaltung, Polizeiverwaltung, Schulverwaltung, Landesämter – und damit tiefer in einem Gebiet. Die Bundesverwaltung ebenso, in Bundesbehörden und deren nachgeordneten Bereichen. Die Fachrichtung bei Kammern führt in die Selbstverwaltung der Wirtschaft: Ausbildungsverträge, Prüfungswesen, Mitgliederverwaltung, Sachverständigenwesen.
Beamtin oder Tarifbeschäftigte
Zwei Begriffe werden in diesem Umfeld regelmäßig verwechselt, und der Unterschied hat erhebliche praktische Folgen.
Die Verwaltungsfachangestellte ist ein anerkannter Ausbildungsberuf nach dem Berufsbildungsgesetz. Wer ihn erlernt, wird Tarifbeschäftigte – meist auf Grundlage des Tarifwerks des öffentlichen Dienstes, mit einer Entgeltgruppe aus der Entgeltordnung.
Der mittlere nichttechnische Verwaltungsdienst ist dagegen eine Beamtenlaufbahn. Der Zugang führt über einen Vorbereitungsdienst als Beamtin auf Widerruf, endet mit einer Laufbahnprüfung und mündet in ein Beamtenverhältnis mit Besoldung statt Entgelt. Die Tätigkeiten ähneln sich; Status, Bezahlung, Alterssicherung und Kündigungsschutz unterscheiden sich grundlegend.
Beide Wege existieren nebeneinander, oft im selben Amt und am selben Schreibtisch. Welcher ausgeschrieben ist, steht in der Anzeige – an der Entgeltgruppe erkennen Sie die Tarifbeschäftigung, an der Besoldungsgruppe das Beamtenverhältnis. Der Beitrag zu öffentlichem Dienst und Privatwirtschaft geht auf die Vergütungssystematik ein.
Was den Beruf schwierig macht
Drei Dinge, die in Berufsbeschreibungen selten stehen.
Das erste ist die Aktualität der Rechtsgrundlagen. Sozialrecht, Gebührenrecht, Melderecht und Baurecht ändern sich laufend, und die Änderung gilt ab ihrem Inkrafttreten, nicht ab dem Zeitpunkt, an dem man von ihr erfahren hat. Ein erheblicher Teil der Arbeitszeit geht in Fortbildung, Rundschreiben und Arbeitshilfen.
Das zweite ist der Publikumskontakt in Konfliktlagen. Wer einen Antrag ablehnt, überbringt eine Nachricht, die der Empfänger nicht hören will, und muss sie trotzdem erklären. In Bürgerbüros, Ordnungs- und Sozialämtern ist das keine Ausnahme, sondern Alltag.
Das dritte ist die Aktenförmigkeit. Jede Entscheidung muss aus der Akte heraus nachvollziehbar sein, auch Jahre später und auch für jemanden, der nie beteiligt war. Was nicht in der Akte steht, hat nicht stattgefunden – das gilt in der Verwaltung strenger als überall sonst im Büro.
Der Weg hinein ohne diese Ausbildung
Nicht jede Stelle in einer Verwaltung setzt den Abschluss voraus. Ausschreibungen nennen häufig neben der Verwaltungsfachangestellten auch „eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung" oder verlangen lediglich Erfahrung in einem bestimmten Aufgabengebiet – etwa in der Buchhaltung, im Personalwesen oder im Sekretariat. In diesen Fällen wird tatsächlich vergleichbar geprüft, und der Zugang steht offen.
Zwei Dinge sind dabei zu beachten. Erstens ist die Formulierung der Ausschreibung bindend: Was dort als Voraussetzung steht, wird geprüft, und was nicht dort steht, hilft nicht. Zweitens wirkt sich der fehlende Abschluss auf die Eingruppierung aus, wenn die Entgeltordnung für ein Tätigkeitsmerkmal eine abgeschlossene Ausbildung verlangt. Wer diesen Weg geht, sollte den Beschäftigtenlehrgang der Studieninstitute als mittelfristiges Ziel im Blick behalten – er gleicht diesen Nachteil aus.
Wie es nach der Ausbildung weitergeht
Der übliche Weg führt über Fortbildungslehrgänge, die von den Studieninstituten und Verwaltungsakademien der Länder angeboten werden und je nach Land Angestellten- oder Beschäftigtenlehrgang I und II heißen. Der erste vertieft die Ausbildungsinhalte, der zweite führt zur Verwaltungsfachwirtin und damit in Aufgaben, die sonst dem gehobenen Dienst vorbehalten wären – Sachgebietsleitung, anspruchsvolle Rechtsanwendung, Führung.
Daneben steht der Wechsel in eine Beamtenlaufbahn, der in vielen Ländern für erfahrene Tarifbeschäftigte möglich ist, und das berufsbegleitende Studium der Verwaltungswissenschaften. Welche Wege es außerhalb der Verwaltung gibt, behandelt der Beitrag zur Weiterbildung im Büro; wie die Ausbildung selbst aufgebaut ist, steht im Beitrag zur Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten. Was gerade ausgeschrieben ist, zeigen die offenen Stellen.
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