Warum eine Initiativbewerbung ohne Nachfassen halb erledigt ist
Eine Bewerbung auf eine Ausschreibung hat einen Ablauf: Frist, Sichtung, Einladung oder Absage. Eine Initiativbewerbung hat das nicht. Sie trifft in einem Betrieb ein, in dem gerade nichts entschieden werden muss, und wird deshalb auf einen Stapel gelegt, der keinen Termin hat. Das Nachfassen ist der Vorgang, der aus diesem Stapel wieder einen Vorgang macht.
Das ist kein Trick und kein Drängeln. Es ist die Anwendung derselben Logik, nach der in jeder Sachbearbeitung gearbeitet wird: Wer etwas herausgibt und keine Rückmeldung erhält, setzt eine Wiedervorlage. Wenn Sie das an Ihrer eigenen Bewerbung vorführen, zeigen Sie nebenbei, wie Sie später mit unbeantworteten Vorgängen umgehen würden.
Der Zeitpunkt
Rechnen Sie mit etwa zwei Wochen. Früher wirkt es, als hätten Sie die Bearbeitungszeit nicht eingeschätzt; deutlich später ist die Bewerbung aus dem Gedächtnis verschwunden und muss erst wieder hervorgeholt werden. Zwei Wochen sind lang genug, dass die Unterlagen gelesen sein könnten, und kurz genug, dass sich jemand daran erinnert.
Zwei Ausnahmen: In der Ferienzeit und zwischen den Jahren verschieben sich diese Fristen; wer Mitte Juli schreibt, wartet besser drei Wochen. Und wenn in der Empfangsbestätigung ein Zeitraum genannt ist – „wir melden uns innerhalb von vier Wochen" –, gilt dieser Zeitraum und nicht Ihre Rechnung.
Telefon vor E-Mail
Eine nachfassende E-Mail landet im selben Postfach wie die Bewerbung und hat dasselbe Problem: Sie kann liegen bleiben, und sie erzeugt keinen Gesprächsanlass. Ein Anruf dagegen zwingt zu einer Antwort, und sei es zu der Antwort, dass noch keine vorliegt. Genau diese Antwort ist wertvoll, weil sie Ihnen sagt, ob Sie weiter warten oder das Thema abschließen können.
Rufen Sie an, wenn die Wahrscheinlichkeit am größten ist, dass die Person am Platz und nicht im Termin ist – am späteren Vormittag oder am frühen Nachmittag, nicht kurz vor Feierabend und nicht in der ersten halben Stunde des Tages. Wenn Sie nicht durchkommen, hinterlassen Sie keine ausführliche Nachricht, sondern nur Namen, Anliegen in einem Halbsatz und Rückrufnummer.
Was Sie sagen
Der Anruf hat drei Sätze, und er ist in einer Minute vorbei.
Zuerst der Anlass: „Mein Name ist …, ich habe Ihnen am … eine Bewerbung für die Sachbearbeitung im Einkauf geschickt." Damit ist die Unterlage identifizierbar, auch wenn die Person sie gerade nicht vor sich hat. Dann die eigentliche Frage: „Ich wollte fragen, ob die Unterlagen angekommen sind und ob Sie mir sagen können, wie es weitergeht." Das ist eine geschlossene, beantwortbare Frage. Und zuletzt, falls die Antwort unklar bleibt: „Darf ich mich in drei Wochen noch einmal melden?" – womit Sie die Erlaubnis für den zweiten Anruf gleich mitnehmen.
Was Sie nicht tun: Ihre Qualifikationen wiederholen. Das Telefonat ist keine zweite Bewerbung. Wenn die Person Interesse hat, wird sie fragen, und dann führen Sie das Gespräch, das Sie ohnehin führen wollten.
Wie oft
Einmal ist der Regelfall. Ein zweites Mal ist vertretbar, wenn beim ersten Anruf ausdrücklich ein späterer Zeitpunkt genannt wurde und dieser Zeitpunkt verstrichen ist. Ein drittes Mal ist es nicht. Wer öfter anruft, verschiebt die Erinnerung, die man an ihn hat, vom Bewerber zum Vorgang – und das ist nicht die Erinnerung, mit der man eingeladen wird.
Ein höfliches Nein erkennen
Absagen werden selten ausgesprochen, wenn keine Stelle offen ist. Stattdessen gibt es Formeln, und sie sind eindeutig, wenn man sie kennt. „Wir haben Ihre Unterlagen aufgenommen und melden uns, sobald sich etwas ergibt" heißt: Es ergibt sich derzeit nichts, und es gibt keinen Termin. „Schauen Sie gern auf unserer Stellenseite" heißt: Wir haben keinen Bedarf außerhalb dessen, was dort steht. „Schicken Sie es am besten noch einmal an …" heißt, dass Ihre Unterlagen bisher niemanden erreicht haben – und das ist die einzige dieser Antworten, auf die eine Handlung folgen sollte.
In allen anderen Fällen bedanken Sie sich, notieren das Datum und gehen weiter. Wie Sie eine ausdrückliche Absage einordnen und was Sie daraus mitnehmen können, steht im Beitrag über das Lesen einer Absage.
Das Nachfassen bei Ausschreibungen
Bei einer Bewerbung auf eine Anzeige gilt anderes, weil dort ein Verfahren läuft. Solange die Bewerbungsfrist nicht abgelaufen ist, gibt es nichts nachzufassen – vorher ist noch nicht gesichtet worden. Danach ist ein Anruf zulässig, sollte aber eine konkrete Frage haben: ob die Unterlagen vollständig angekommen sind, oder bis wann mit einer Rückmeldung zu rechnen ist.
Im öffentlichen Dienst ist selbst das wenig aussichtsreich, weil Auswahlverfahren dort an Termine und Gremien gebunden sind, die niemand am Telefon vorziehen kann. Dort hilft Geduld mehr als Beharrlichkeit; die Gründe stehen im Beitrag zur Bewerbung bei Behörde oder Unternehmen. Und solange Sie warten, ist die sinnvollste Beschäftigung die nächste Bewerbung – die offenen Stellen bleiben der verlässlichere Weg.
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