Zwei Dokumente, die verwechselt werden
In deutschen Bewerbungsunterlagen gibt es ein Dokument, das immer dabei ist, und eines, das fast nie verlangt wird. Das erste ist das Anschreiben, das zweite das Motivationsschreiben. Weil beide dieselbe Frage beantworten sollen – warum Sie und warum hier –, werden sie als Synonyme behandelt. Das sind sie nicht, und der Unterschied ist an der Form ablesbar, bevor ein Satz gelesen ist.
Das Anschreiben ist ein Geschäftsbrief. Es folgt denselben Regeln wie jeder andere Brief, den Sie in einem Büro schreiben würden: Absenderangaben, Anschriftenfeld des Empfängers, Datum, Betreffzeile ohne das Wort „Betreff", Anrede, Text, Grußformel, Unterschrift, Anlagenvermerk. Die Norm dahinter ist die DIN 5008, die Schreib- und Gestaltungsregeln für die Text- und Informationsverarbeitung, und sie ist in Büroberufen kein Randwissen, sondern Prüfungsstoff.
Das Motivationsschreiben hat nichts davon. Es hat kein Anschriftenfeld, keine Anrede, keine Grußformel und keinen Anlagenvermerk. Es trägt eine Überschrift statt eines Betreffs und steht als eigene Seite hinter dem Lebenslauf – daher der ältere Name „dritte Seite".
Warum die Form so viel verrät
Für eine Stelle in der Sachbearbeitung oder im Sekretariat ist diese Unterscheidung keine Formalie. Wer ein Anschreiben abgibt, das aussieht wie ein Aufsatz – ohne Anschriftenfeld, mit zentrierter Überschrift, ohne Betreff –, hat in dem Moment eine Aussage über seine Kenntnis der Geschäftskorrespondenz gemacht. Und die Geschäftskorrespondenz ist in diesen Berufen die Arbeit selbst. Der Beitrag zur Bewerbung als Arbeitsprobe geht dem Gedanken nach.
Umgekehrt gilt dasselbe: Wer als Motivationsschreiben einen zweiten Geschäftsbrief einreicht, der die Anrede wiederholt und mit „Mit freundlichen Grüßen" endet, hat die Aufgabe nicht verstanden. Das ist weniger schwerwiegend, fällt aber auf.
Woran Sie erkennen, was gemeint ist
In der Praxis der Büroberufe meint eine Ausschreibung mit dem Wort „Motivationsschreiben" in den allermeisten Fällen schlicht das Anschreiben. Der Begriff ist aus dem Hochschulbereich und aus internationalen Verfahren in die Personalsprache gewandert und hat dort seine ursprüngliche Bedeutung verloren.
Drei Anhaltspunkte helfen bei der Einordnung. Erstens die Aufzählung: Steht „Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse", ist das Motivationsschreiben nicht gemeint. Steht „Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse", ist das Anschreiben gemeint – denn eine Bewerbung ohne Anschreiben ist die Ausnahme und würde ausdrücklich so benannt. Steht beides nebeneinander, sind tatsächlich zwei Dokumente verlangt.
Zweitens der Absender: Ausschreibungen von Hochschulen, Forschungseinrichtungen, Stiftungen und internationalen Konzernen verwenden den Begriff häufiger in seiner eigentlichen Bedeutung, weil dort Auswahlverfahren mit Motivationsdarstellung üblich sind.
Drittens das Bewerbungsformular: Wenn im Onlineportal zwei getrennte Uploadfelder stehen, ist die Frage beantwortet.
Wenn wirklich beides verlangt wird
Dann brauchen die zwei Dokumente unterschiedliche Inhalte, sonst ist eines davon überflüssig. Die brauchbare Aufteilung: Das Anschreiben bezieht sich auf die Stelle und stellt den Abgleich zwischen Anforderungen und Erfahrung her. Das Motivationsschreiben bezieht sich auf Sie und beantwortet, warum dieser Weg und warum jetzt – der Wechsel aus einer Branche in eine andere, die Rückkehr in den Beruf, die Entscheidung für den öffentlichen Dienst.
Wie eine solche Seite aufgebaut wird, steht im Beitrag zum Aufbau des Motivationsschreibens. Wichtig ist nur die Arbeitsteilung: Kein Satz sollte in beiden Dokumenten stehen.
Der Sonderfall Wechsel und Rückkehr
Es gibt eine Lage, in der ein Motivationsschreiben auch ohne ausdrückliche Aufforderung sinnvoll sein kann: wenn Ihre Unterlagen eine Frage aufwerfen, die das Anschreiben nicht beantworten kann, ohne sich zu verrennen. Ein Quereinstieg aus dem Einzelhandel in die Auftragsbearbeitung ist so ein Fall, ebenso der Wiedereinstieg nach Familienzeit oder ein Wechsel aus der Privatwirtschaft in eine Verwaltung.
Setzen Sie es dann aber sparsam ein. Eine zusätzliche Seite verlängert die Mappe, und jede zusätzliche Seite ist eine zusätzliche Gelegenheit für einen Fehler. Wenn der Grund für den Wechsel in drei Sätzen im Anschreiben untergebracht werden kann, gehört er dorthin und nicht auf eine eigene Seite.
Was in keinem von beiden steht
Beide Dokumente sind keine Zweitfassung des Lebenslaufs. Stationen, Daten und Arbeitgeber stehen dort, wo sie hingehören, und müssen nicht in Prosa wiederholt werden. Beide sind auch nicht der Ort für Gehaltsangaben, sofern keine verlangt sind – wo sie verlangt werden, gehören sie ans Ende des Anschreibens, und wie Sie sie beziffern, steht im Beitrag zur Gehaltsvorstellung in der Bewerbung.
Und beide sind, unabhängig von ihrer Form, einseitig. Wer bei Stellen in der Assistenz mit zwei vollen Seiten Motivation antritt, hat die erste Anforderung dieser Stellen bereits verfehlt: eine Sache knapp und vollständig darzustellen.
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