Was macht eine Vertriebsassistenz Firmenkunden?
Die Vertriebsassistenz arbeitet einem Vertriebsteam zu, das Produkte oder Dienstleistungen an andere Unternehmen verkauft, etwa Maschinenteile, Software, Verpackungen oder Logistikleistungen. Der Alltag spielt sich am Schreibtisch, am Telefon und im CRM- oder ERP-System ab. Typisch ist, Kundenanfragen aufzunehmen, Preise und Lieferzeiten zu prüfen, Angebote zu schreiben und nachzufassen, wenn keine Antwort kommt. Geht ein Auftrag ein, wird er erfasst, mit Lager, Produktion oder Einkauf abgestimmt und bis zur Rechnung begleitet. Dazu kommen Reklamationen, Terminvereinbarungen für den Außendienst, die Vorbereitung von Kundenbesuchen und Messen sowie Umsatzauswertungen in Excel. Je nach Betrieb liegt der Schwerpunkt eher auf Verwaltung oder eher auf eigenem Kundenkontakt bis hin zur Betreuung kleinerer Kunden in eigener Verantwortung.
Wie wird man Vertriebsassistenz Firmenkunden?
Eine eigene Ausbildung mit diesem Namen gibt es nicht. Üblich ist eine dreijährige kaufmännische Ausbildung, vor allem als Kaufmann oder Kauffrau für Groß- und Außenhandelsmanagement, Industriekaufmann oder -frau oder Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement. Viele Stellen werden auch mit Menschen besetzt, die aus anderen kaufmännischen Bereichen, aus dem Einzelhandel oder aus dem Kundenservice kommen. Für den Quereinstieg zählen sicherer Umgang mit Office-Programmen, Erfahrung mit Kundenkontakt und Organisationsgeschick. Englisch wird bei international tätigen Firmen häufig verlangt. Ein Studium ist nicht nötig, Absolventen der Betriebswirtschaft steigen aber gelegentlich über diese Position in den Vertrieb ein.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit ist überwiegend sitzend und bildschirmlastig. Die Arbeitszeiten liegen meist im Büroalltag zwischen Montag und Freitag, Schichtdienst ist selten, Teilzeit und teilweise Homeoffice sind verbreitet. Belastend ist vor allem die Gleichzeitigkeit: Anrufe, E-Mails und Rückfragen aus dem Außendienst kommen parallel, Angebote sollen schnell raus, und Fehler bei Preisen oder Mengen kosten direkt Geld. Zum Monats- oder Quartalsende steigt der Druck, wenn Umsatzziele erreicht werden sollen. Unzufriedene Kunden bei Lieferverzug abzufangen, gehört dazu, obwohl die Ursache oft woanders im Betrieb liegt. Die Rolle steht häufig im Schatten des Außendienstes, der die Abschlüsse und Provisionen verbucht. Wer Routine bei Dateneingabe und Ablage nicht mag, wird hier wenig Freude haben.
Aussichten
Vertriebsassistenzen werden in Industrie, Großhandel und bei Dienstleistern laufend gesucht, die Stellenzahl ist stabil. Gleichzeitig übernehmen ERP-Systeme und automatisierte Auftragsverarbeitung immer mehr Standardaufgaben, sodass reine Erfassungstätigkeiten seltener werden und Beratung, Kundenbetreuung und Systemkenntnis wichtiger. Entwicklungswege führen in den Vertriebsinnendienst mit eigenem Kundenstamm, in die Key-Account-Unterstützung, den Außendienst oder in die Teamleitung. Weiterbildungen wie Fachwirt für Vertrieb oder Handelsfachwirt öffnen den Weg zu verantwortlicheren Positionen.
