Was macht eine Persönliche Assistenz der Geschäftsführung?
Im Mittelpunkt steht der Kalender einer oder mehrerer Führungskräfte. Die Assistenz koordiniert Termine, plant Dienstreisen mit Flügen, Hotels und Visa, filtert eingehende Anrufe und E-Mails und entscheidet, was sofort vorgelegt wird und was warten kann. Sie bereitet Vorstands- und Gesellschaftersitzungen vor, stellt Unterlagen zusammen, schreibt Protokolle und verfolgt, ob vereinbarte Aufgaben erledigt werden. Dazu kommen Präsentationen, Berichte und Entwürfe für Schreiben, oft auch auf Englisch. In vielen Unternehmen übernimmt die Assistenz eigene Projekte, etwa die Organisation von Veranstaltungen, die Pflege von Budgets oder die Abstimmung mit Abteilungsleitungen. Sie hat Einblick in vertrauliche Vorgänge wie Personalentscheidungen, Zahlen oder Übernahmepläne und muss damit diskret umgehen.
Wie wird man Persönliche Assistenz der Geschäftsführung?
Einen geschützten Ausbildungsweg gibt es nicht. Üblich ist eine dreijährige kaufmännische Ausbildung, meist als Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement oder als Industriekaufmann bzw. Industriekauffrau, gefolgt von einigen Jahren Berufserfahrung im Sekretariat oder in der Teamassistenz. Viele bilden sich danach zur Geprüften Management-Assistenz oder zum Geprüften Wirtschaftsfachwirt bei der IHK weiter. In größeren Konzernen werden zunehmend Bewerberinnen und Bewerber mit Bachelorabschluss, etwa in Betriebswirtschaft, International Management oder Sprachen, eingestellt. Quereinstieg ist möglich, wenn Organisationserfahrung, sehr gute Office-Kenntnisse und sichere Englischkenntnisse nachgewiesen werden, zum Beispiel aus Hotellerie, Eventmanagement oder Kanzleien.
Was der Beruf verlangt
Der Arbeitsrhythmus richtet sich nach der Führungskraft. Wer für eine Geschäftsführung arbeitet, die viel reist oder in anderen Zeitzonen verhandelt, muss mit frühen Telefonaten, langen Tagen vor Sitzungen und Erreichbarkeit am Abend rechnen. Kurzfristige Planänderungen sind Alltag, umgebuchte Termine ziehen oft eine ganze Kette weiterer Änderungen nach sich. Die Arbeit ist geprägt von ständigen Unterbrechungen, und mehrere Dinge müssen parallel im Blick bleiben. Schwer fällt vielen die Abhängigkeit von einer einzelnen Person: Stimmt das Arbeitsverhältnis zur Chefin oder zum Chef nicht, wird der Alltag belastend, und bei einem Wechsel an der Spitze steht auch die eigene Stelle zur Disposition. Die Arbeit findet überwiegend am Bildschirm statt, Anerkennung bleibt oft unsichtbar, weil gut erledigte Organisation kaum auffällt.
Aussichten
Routineaufgaben wie einfache Terminabsprachen, Reisebuchungen oder Ablage werden zunehmend von Software übernommen. Die Nachfrage verschiebt sich deshalb zu Assistenzen, die Projekte steuern, Analysen vorbereiten und eigenständig mit Abteilungen und Externen verhandeln. Für reine Schreibkräfte werden die Stellen weniger, für gut ausgebildete Assistenzen mit Fremdsprachen und betriebswirtschaftlichem Verständnis ist der Markt stabil, besonders in Großstädten und international tätigen Unternehmen. Entwicklungswege führen zur Vorstandsassistenz, ins Office Management mit Personalverantwortung, in die Referententätigkeit der Geschäftsführung oder in fachliche Bereiche wie Projektmanagement, Personal oder Unternehmenskommunikation.