Lohnbuchhalter / Lohnsachbearbeiter

Was macht ein Lohnbuchhalter?

Im Kern geht es darum, dass jede beschäftigte Person am Monatsende das richtige Geld auf dem Konto hat und Staat und Sozialversicherung ihren Anteil korrekt erhalten. Lohnbuchhalter pflegen dafür die Stammdaten: Steuerklasse, Krankenkasse, Kinderfreibeträge, Bankverbindung, Arbeitszeitmodell. Sie erfassen monatlich die veränderlichen Daten wie Überstunden, Zuschläge für Nacht- und Sonntagsarbeit, Krankheitstage, Urlaub, Prämien oder Dienstwagen. Daraus erstellen sie mit Programmen wie DATEV, SAP HCM, Lexware oder Personio die Abrechnungen, prüfen die Ergebnisse auf Plausibilität und übermitteln Lohnsteueranmeldungen, Beitragsnachweise und Meldungen zur Sozialversicherung elektronisch. Dazu kommen Sonderfälle: Minijobs, Werkstudenten, Mutterschutz, Elternzeit, Pfändungen, Abfindungen, betriebliche Altersvorsorge. Ein erheblicher Teil der Arbeit besteht aus Rückfragen von Beschäftigten, Krankenkassen und Behörden sowie aus der Begleitung von Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfungen. Zum Jahresende stehen Jahresmeldungen und Bescheinigungen an.

Wie wird man Lohnbuchhalter?

Eine eigene Ausbildung mit diesem Namen gibt es nicht. Der übliche Weg führt über eine kaufmännische Ausbildung, etwa als Steuerfachangestellte, Kaufmann für Büromanagement oder Industriekauffrau, die drei Jahre dauert. Steuerfachangestellte bringen die Lohnabrechnung oft schon aus der Ausbildung mit. Wer aus einem anderen kaufmännischen Beruf kommt, spezialisiert sich meist über eine Weiterbildung, zum Beispiel zur Fachkraft für Lohn und Gehalt, die als Zertifikatslehrgang bei IHK oder privaten Bildungsträgern einige Monate dauert. Ein weiterer Schritt ist der Abschluss als Geprüfte Personalfachkauffrau oder Geprüfter Personalfachkaufmann. Quereinstieg ist möglich, setzt aber eine fundierte Schulung und Einarbeitung voraus, weil Fehler direkte finanzielle Folgen haben. Die Arbeitsagentur fördert entsprechende Lehrgänge unter Umständen mit einem Bildungsgutschein.

Was der Beruf verlangt

Die Arbeit folgt einem festen Monatsrhythmus mit harten Fristen. Beitragsnachweise müssen bis zu einem festgelegten Tag vor Monatsende bei den Krankenkassen sein, die Auszahlung darf sich nicht verzögern. In den Tagen vor dem Abrechnungsschluss wird es regelmäßig eng, Überstunden sind dann üblich, ebenso zum Jahreswechsel. Gefordert sind Genauigkeit über lange Strecken und die Bereitschaft, sich ständig in neue Regeln einzuarbeiten, denn Steuer- und Sozialversicherungsrecht ändern sich jedes Jahr, oft mehrfach. Der Beruf ist eine Schreibtischtätigkeit mit viel Bildschirmarbeit. Lohnbuchhalter kennen Gehälter, Krankheiten und private Verhältnisse der Belegschaft und müssen damit verschwiegen umgehen. Unangenehm sind Gespräche mit Beschäftigten, deren Abrechnung niedriger ausfällt als erwartet, oder Nachforderungen nach einer Betriebsprüfung. In Kanzleien kommt der Druck vieler Mandanten mit unterschiedlichen Tarifen und Sonderregeln hinzu. Homeoffice ist in vielen Betrieben zumindest teilweise möglich.

Aussichten

Die Nachfrage ist hoch und stabil. Viele Betriebe und Kanzleien suchen über Monate nach erfahrenen Fachkräften, weil das Fachgebiet als trocken gilt und wenig Nachwuchs nachkommt. Software automatisiert zwar Berechnungen und Meldungen, die rechtliche Prüfung, die Sonderfälle und die Beratung bleiben aber Handarbeit. Mit Erfahrung führt der Weg zur Teamleitung Payroll, in die Personalsachbearbeitung mit breiterem Aufgabenfeld, zur Einführung und Betreuung von Abrechnungssystemen oder in die Beratung bei Softwareanbietern. Mit entsprechender Qualifikation und Berufserfahrung ist auch eine selbstständige Tätigkeit in der laufenden Lohnbuchhaltung möglich, die das Steuerberatungsgesetz allerdings eng begrenzt.