Was macht ein Kaufmann oder eine Kauffrau für Büromanagement?
Der Arbeitstag spielt sich überwiegend am Schreibtisch und am Telefon ab. Kaufleute für Büromanagement nehmen Anrufe entgegen, beantworten E-Mails, sortieren die Eingangspost und leiten Vorgänge an die zuständigen Stellen weiter. Sie schreiben Briefe und Protokolle, legen Akten an und halten Ablagen digital wie auf Papier in Ordnung. Ein großer Teil der Arbeit ist kaufmännisch: Rechnungen prüfen und erfassen, Zahlungseingänge kontrollieren, Mahnungen schreiben, Büromaterial bestellen und Angebote vergleichen. Dazu kommen Terminplanung, die Organisation von Besprechungen und Dienstreisen sowie die Pflege von Kunden-, Teilnehmer- oder Personaldaten. In einer Schule, bei einem Bildungsträger oder einem sozialen Verband heißt das zum Beispiel: Anmeldungen zu Kursen bearbeiten, Teilnahmebescheinigungen ausstellen, Fördermittel abrechnen und Fragen von Eltern, Klientinnen oder Ehrenamtlichen klären. Je nach Betrieb liegt der Schwerpunkt eher in der Buchhaltung, im Personalwesen, im Einkauf oder in der Assistenz einer Leitung.
Wie wird man Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement?
Der übliche Weg ist eine duale Ausbildung von drei Jahren im Betrieb und an der Berufsschule. Mit guten Leistungen oder Abitur lässt sie sich auf zweieinhalb oder zwei Jahre verkürzen. Gesetzlich ist kein Schulabschluss vorgeschrieben, die meisten Betriebe erwarten aber mindestens einen mittleren Schulabschluss. Während der Ausbildung werden zwei Wahlqualifikationen festgelegt, etwa Personalwirtschaft, Assistenz und Sekretariat oder öffentliche Verwaltung. Die Abschlussprüfung findet vor der Industrie- und Handelskammer statt, im öffentlichen Dienst teils vor der zuständigen Stelle der Verwaltung. Wer schon länger in einem Büro gearbeitet hat, kann ohne Ausbildung als externer Prüfling zur Prüfung zugelassen werden. Für Umsteiger gibt es zudem Umschulungen, oft gefördert durch die Agentur für Arbeit, die in etwa zwei Jahren zum Abschluss führen.
Was der Beruf verlangt
Körperlich ist die Arbeit leicht, die Belastung liegt woanders. Langes Sitzen am Bildschirm führt bei vielen zu Rücken- und Augenbeschwerden. Häufige Unterbrechungen durch Telefon, Kollegen und Besucher machen konzentriertes Arbeiten schwer, gleichzeitig müssen Fristen und Zahlen stimmen. Wer am Empfang oder in einer sozialen Einrichtung arbeitet, hat auch mit verärgerten oder überforderten Menschen zu tun und muss freundlich bleiben. Viele Aufgaben wiederholen sich, was manche als eintönig empfinden. Die Arbeitszeiten sind meist regelmäßig zu Bürozeiten, Schichtdienst ist selten. Teilzeit ist verbreitet, was den Beruf für Menschen mit Familie zugänglich macht, aber auch heißt, dass viele Stellen nur in Teilzeit ausgeschrieben sind.
Aussichten
Bürokräfte werden in nahezu jeder Branche gebraucht, die Zahl der Stellen ist entsprechend groß. Allerdings gibt es auch viele Bewerberinnen und Bewerber, und einfache Routineaufgaben wie Datenerfassung oder Ablage werden zunehmend von Software übernommen. Gefragt bleiben Fachkräfte, die sicher mit digitalen Werkzeugen umgehen, Abläufe selbstständig organisieren und sich in einem Fachgebiet auskennen. Weiterbildungen führen etwa zur Fachwirtin für Büro- und Projektorganisation, zum Personalfachkaufmann oder zum Bilanzbuchhalter. Mit Berufserfahrung sind Positionen als Office-Manager, Assistenz der Geschäftsführung oder Teamleitung in der Verwaltung möglich. Mit Hochschulreife steht zudem ein Studium etwa in Betriebswirtschaft oder Sozialmanagement offen.
