Was macht eine Kauffrau oder ein Kaufmann für Büromanagement?
Im Mittelpunkt steht die Verwaltung. Kaufleute für Büromanagement nehmen Anrufe entgegen, beantworten E-Mails, schreiben Briefe und Protokolle, legen digitale und papierne Akten an und halten Termine für Vorgesetzte oder Teams im Blick. Sie bestellen Büromaterial, vergleichen Angebote, prüfen Rechnungen und buchen sie, erstellen Auftragsbestätigungen oder mahnen offene Beträge an. Häufig gehören Aufgaben aus der Personalverwaltung dazu: Urlaubsanträge erfassen, Arbeitszeiten pflegen, Unterlagen für die Lohnabrechnung vorbereiten. In sozialen Einrichtungen, Schulen oder bei Bildungsträgern kommen Teilnehmerlisten, Förderanträge, Abrechnungen mit Kostenträgern wie Jobcenter oder Krankenkassen und der Kontakt zu Eltern, Klienten oder Behörden hinzu. Gearbeitet wird fast ausschließlich am Bildschirm mit Office-Programmen und branchenüblicher Verwaltungssoftware.
Wie wird man Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement?
Der übliche Weg ist eine duale Ausbildung von drei Jahren im Betrieb und an der Berufsschule. Bei guten Leistungen oder mit Abitur lässt sie sich oft auf zweieinhalb oder zwei Jahre verkürzen. Gesetzlich ist kein Schulabschluss vorgeschrieben, die meisten Betriebe erwarten aber einen mittleren Abschluss oder Abitur. Während der Ausbildung werden zwei Wahlqualifikationen gewählt, etwa Personalwirtschaft, Assistenz und Sekretariat, Rechnungswesen oder öffentliche Verwaltung. Die Abschlussprüfung findet vor der IHK statt, im öffentlichen Dienst teilweise vor der zuständigen Stelle der Verwaltung. Quereinsteiger mit Büroerfahrung können über eine Externenprüfung oder eine Umschulung, häufig von der Agentur für Arbeit gefördert, zum Abschluss kommen.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit ist körperlich leicht, aber sitzend und bildschirmlastig, was auf Dauer Rücken und Augen belastet. Die Arbeitszeiten sind meist geregelt und liegen tagsüber, Teilzeit ist verbreitet, was den Beruf für Menschen mit Familie attraktiv macht. Schwierig sind die vielen Unterbrechungen: Telefon, Besucher und dringende Anfragen kommen dazwischen, während Fristen eingehalten werden müssen. Wer am Empfang oder in sozialen Einrichtungen arbeitet, hat mit gestressten, verärgerten oder hilfesuchenden Menschen zu tun. Sorgfalt ist wichtig, denn Fehler bei Rechnungen, Anträgen oder Personaldaten fallen oft erst spät auf und haben Folgen. Viele Tätigkeiten wiederholen sich, das empfinden manche als eintönig.
Aussichten
Der Beruf gehört zu den am häufigsten gewählten Ausbildungsberufen, entsprechend groß ist die Konkurrenz um Stellen. Gleichzeitig suchen Betriebe aller Branchen Verwaltungskräfte, besonders solche, die mit digitalen Abläufen und Fachsoftware sicher umgehen. Einfache Routinearbeiten wie Datenerfassung und Ablage werden zunehmend automatisiert, gefragt bleiben Organisation, Kommunikation und Sachbearbeitung. Weiterbilden kann man sich zur Fachwirtin oder zum Fachwirt für Büro- und Projektorganisation, zur Personalfachkauffrau, zum Bilanzbuchhalter oder im öffentlichen Dienst zum Verwaltungsfachwirt. Mit Hochschulzugang ist ein Studium etwa in Betriebswirtschaft oder Sozialmanagement möglich. Mit Erfahrung übernehmen viele die Leitung eines Sekretariats, einer Verwaltungsabteilung oder die Assistenz der Geschäftsführung.
