Was macht eine Bürokraft?
Eine Bürokraft hält den Verwaltungsbetrieb eines Unternehmens am Laufen. Dazu gehört, eingehende Post zu öffnen, zu stempeln und zu verteilen, Telefonate anzunehmen und weiterzuleiten, Termine zu koordinieren und Besprechungsräume zu buchen. Ein großer Teil der Arbeit findet am Computer statt: Briefe und E-Mails nach Vorlage oder Diktat schreiben, Daten in Warenwirtschafts- oder Kundenverwaltungsprogramme eingeben, Tabellen in Excel pflegen, Angebote und Rechnungen erstellen. Hinzu kommen Ablage und Archivierung, zunehmend digital, die Bestellung von Büromaterial sowie vorbereitende Aufgaben für die Buchhaltung, etwa Belege sortieren, Zahlungseingänge prüfen oder Mahnungen verschicken. In kleinen Betrieben ist die Bürokraft oft die einzige Person in der Verwaltung und damit Anlaufstelle für Kundschaft, Lieferanten und Kollegium zugleich. In größeren Unternehmen ist die Arbeit stärker aufgeteilt und betrifft dann zum Beispiel nur den Empfang, den Einkauf oder die Auftragsbearbeitung.
Wie wird man Bürokraft?
Die Bezeichnung Bürokraft ist kein geschützter Ausbildungsberuf. Der übliche Weg ist die dreijährige duale Ausbildung zur Kauffrau oder zum Kaufmann für Büromanagement, die sich bei guten Leistungen auf zweieinhalb Jahre verkürzen lässt. Viele Stellen werden aber auch an Menschen ohne kaufmännischen Abschluss vergeben, etwa an Quereinsteigerinnen aus anderen Berufen oder an Rückkehrer nach der Elternzeit. Dann zählen sichere Kenntnisse in Word, Excel und Outlook, eine fehlerfreie Rechtschreibung und Erfahrung im Umgang mit Kundschaft. Bildungsträger und die Industrie- und Handelskammern bieten Lehrgänge zur Bürofachkraft an, die teils von der Agentur für Arbeit gefördert werden. Ohne Abschluss ist der Einstieg möglich, die Bezahlung liegt dann aber meist am unteren Rand.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit ist körperlich leicht, aber einseitig: stundenlanges Sitzen am Bildschirm belastet Rücken, Nacken und Augen. Die Arbeitszeiten sind in der Regel geregelt und liegen tagsüber, Schichtdienst gibt es kaum, Teilzeit ist weit verbreitet. Schwierig sind eher die ständigen Unterbrechungen durch Telefon, E-Mails und Rückfragen, während gleichzeitig Fristen einzuhalten sind. Wer mehrere Vorgesetzte bedient, muss Prioritäten setzen und mit widersprüchlichen Wünschen umgehen. Viele Aufgaben wiederholen sich, und gerade in kleineren Betrieben gibt es wenig Abwechslung und kaum Aufstiegsmöglichkeiten. Sorgfalt, Diskretion beim Umgang mit vertraulichen Daten und ein freundlicher Ton auch gegenüber verärgerter Kundschaft werden vorausgesetzt.
Aussichten
Bürokräfte werden in nahezu allen Branchen gebraucht, von Handwerksbetrieben über Arztpraxen bis zur öffentlichen Verwaltung. Die Konkurrenz um Stellen ist jedoch groß, weil viele Menschen in diesen Beruf drängen. Gleichzeitig verändert die Digitalisierung das Feld deutlich: einfache Tätigkeiten wie Datenerfassung, Ablage oder Standardkorrespondenz werden zunehmend automatisiert. Gute Chancen haben vor allem Fachkräfte mit Abschluss und solchen Kenntnissen, die über das Übliche hinausgehen, etwa in Buchhaltungssoftware, Personalverwaltung oder Fremdsprachen. Weiterbildungen zur Fachwirtin für Büro- und Projektorganisation, zum Bilanzbuchhalter oder zur Personalfachkaufrau eröffnen den Weg in besser bezahlte Positionen, etwa als Assistenz der Geschäftsführung, Teamleitung oder Sachbearbeitung mit eigenem Verantwortungsbereich.
