Was macht eine Kauffrau oder ein Kaufmann für Büromanagement?
Im Mittelpunkt steht die Organisation des Büroalltags. Kaufleute für Büromanagement nehmen Anrufe und E-Mails entgegen, sortieren die Eingangspost, koordinieren Termine und bereiten Besprechungen vor. Sie schreiben Angebote, Rechnungen und Mahnungen, erfassen Belege für die Buchhaltung, bestellen Büromaterial und vergleichen dafür Angebote. In vielen Betrieben pflegen sie Kunden- und Lieferantendaten, beantworten Anfragen, planen Dienstreisen oder bereiten Unterlagen für die Personalabteilung vor, etwa Urlaubslisten und Arbeitszeitnachweise. Gearbeitet wird fast ausschließlich am Computer mit Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und branchenüblicher Software. In der Ausbildung lernen Auszubildende diese Tätigkeiten Schritt für Schritt, oft im Wechsel durch mehrere Abteilungen. Im öffentlichen Dienst kommen Verwaltungsvorgänge hinzu, etwa das Bearbeiten von Anträgen nach festen Vorschriften.
Wie wird man Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement?
Der Beruf wird in einer dreijährigen dualen Ausbildung gelernt. Die praktische Arbeit findet im Betrieb statt, die Theorie in der Berufsschule, meist an ein bis zwei Tagen pro Woche oder im Blockunterricht. Ein bestimmter Schulabschluss ist rechtlich nicht vorgeschrieben, die meisten Betriebe stellen aber Bewerberinnen und Bewerber mit mittlerem Schulabschluss oder Abitur ein. Mit Abitur oder guten Leistungen lässt sich die Ausbildung auf zwei bis zweieinhalb Jahre verkürzen. Die Abschlussprüfung ist gestreckt: Ein erster Teil zum informationstechnischen Büromanagement findet etwa in der Mitte der Ausbildung statt, der zweite am Ende. Dafür wählt der Betrieb zwei Wahlqualifikationen, zum Beispiel Personalwirtschaft, Assistenz und Sekretariat, kaufmännische Steuerung oder öffentliche Finanzwirtschaft. Zuständig ist die Industrie- und Handelskammer, im öffentlichen Dienst die jeweilige Behörde. Ein Quereinstieg ohne Ausbildung ist als Bürokraft möglich, auch eine Umschulung über die Agentur für Arbeit wird häufig angeboten.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit ist körperlich leicht, aber einseitig: langes Sitzen am Bildschirm belastet Rücken, Nacken und Augen. Viele Aufgaben wiederholen sich, was nicht allen liegt. Gleichzeitig kommen ständig Unterbrechungen durch Anrufe, Rückfragen und kurzfristige Wünsche von Vorgesetzten hinzu, und Fristen bei Rechnungen oder Anträgen müssen trotzdem eingehalten werden. Gefragt sind Sorgfalt, ein sicherer Umgang mit Zahlen und gute Rechtschreibung. Im Kundenkontakt braucht es Freundlichkeit auch bei unzufriedenen Anrufern. Die Arbeitszeiten sind meist regelmäßig und liegen tagsüber, Schichtdienst ist selten. Teilzeit ist verbreitet, auch eine Teilzeitausbildung ist möglich. Die Bezahlung liegt im unteren bis mittleren Bereich kaufmännischer Berufe.
Aussichten
Der Beruf gehört seit Jahren zu den am häufigsten gewählten Ausbildungsberufen, entsprechend groß ist die Konkurrenz um gute Stellen. Büros gibt es in fast jeder Branche, daher sind die Einsatzmöglichkeiten breit. Die Digitalisierung verändert das Berufsbild deutlich: Einfache Tätigkeiten wie Ablage oder Datenerfassung werden zunehmend automatisiert, gefragt sind dafür Kenntnisse in Software, Datenpflege und Projektorganisation. Wer sich spezialisiert, etwa auf Personal, Buchhaltung oder Assistenz der Geschäftsführung, verbessert seine Chancen. Aufstiegsfortbildungen wie Fachwirt für Büro- und Projektorganisation, Wirtschaftsfachwirt oder im öffentlichen Dienst Verwaltungsfachwirt führen zu Leitungsaufgaben. Mit Abitur oder Berufserfahrung ist auch ein Studium, etwa der Betriebswirtschaft, möglich.
