Was macht eine Assistenz des Vorstands?
Die Assistenz des Vorstands sorgt dafür, dass die oberste Führungsebene eines Unternehmens arbeitsfähig bleibt. Dazu gehört das Terminmanagement über mehrere Kalender hinweg, das Planen von Dienstreisen mit kurzfristigen Umbuchungen und das Filtern von Anfragen, bevor sie beim Vorstand landen. Ein großer Teil der Arbeit dreht sich um Gremien: Vorstandssitzungen, Aufsichtsratssitzungen und Hauptversammlungen werden vorbereitet, Unterlagen zusammengestellt, Fristen überwacht, Protokolle geschrieben und Beschlüsse nachverfolgt. Hinzu kommen Präsentationen, Entwürfe für Reden und Schreiben, Recherchen zu Themen oder Gesprächspartnern sowie die Koordination mit Fachabteilungen, die Zahlen und Berichte zuliefern. Je nach Unternehmen reicht die Rolle vom klassischen Sekretariat auf höchster Ebene bis zur Referentenstelle, die eigene Analysen erstellt und Projekte steuert. Vertraulichkeit ist dabei Alltag: Die Assistenz kennt Personalentscheidungen, Zahlen und Pläne, bevor sie im Haus bekannt sind.
Wie wird man Assistenz des Vorstands?
Einen geregelten Ausbildungsweg gibt es nicht. Viele kommen über eine kaufmännische Ausbildung, etwa als Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement oder als Industriekaufmann, sammeln einige Jahre Erfahrung im Sekretariat oder in der Teamassistenz und bilden sich weiter, zum Beispiel zur Geprüften Management-Assistenz, zur Fachwirtin für Büro- und Projektorganisation oder zur Europasekretärin. Für Stellen mit Referentencharakter verlangen Unternehmen häufig ein Studium in Betriebswirtschaft, Wirtschaftsrecht, Kommunikation oder Fremdsprachen. Direkt nach Ausbildung oder Studium in diese Position zu wechseln, ist selten; meist wird man aus der Bereichs- oder Geschäftsführungsassistenz heraus befördert oder abgeworben.
Was der Beruf verlangt
Der Takt des Vorstands bestimmt den eigenen. Feste Feierabende sind die Ausnahme, vor Sitzungen, Quartalsabschlüssen oder Hauptversammlungen wird es lang, und Erreichbarkeit am Abend oder auf Reisen wird oft stillschweigend erwartet. Die Arbeit ist stark unterbrochen: Ein geplanter Tag kann durch einen einzigen Anruf umgeworfen werden. Wer hier arbeitet, steht zwischen den Interessen vieler Menschen, die alle Zeit beim Vorstand wollen, und muss auch hochrangigen Führungskräften Absagen erteilen. Fehler fallen sofort auf, weil sie auf der obersten Ebene sichtbar werden. Hinzu kommt eine persönliche Abhängigkeit: Wechselt der Vorstand, ändert sich oft auch die eigene Stelle. Sehr gutes Englisch, sicherer Umgang mit Office-Programmen und ein Gespür für Hierarchien werden vorausgesetzt.
Aussichten
Stellen gibt es vor allem in größeren Unternehmen, Konzernen, Banken, Versicherungen und Verbänden, die Zahl ist entsprechend begrenzt und die Konkurrenz um gut bezahlte Positionen groß. Digitale Werkzeuge übernehmen Teile der Terminplanung und Dokumentenverwaltung, die Rolle verschiebt sich dadurch stärker zu Koordination, Projektarbeit und inhaltlicher Vorbereitung. Wer diese Seite ausbaut, kann in die Leitung eines Vorstandsbüros, in das Gremienmanagement, in die Unternehmenskommunikation oder als Referentin in eine Fachabteilung wechseln. Die Nähe zur Unternehmensspitze bringt Einblicke und Kontakte, die einen späteren Wechsel erleichtern.
