Was macht eine Assistenz der Vertriebsleitung?
Die Arbeit findet überwiegend am Schreibtisch statt, im Takt der Vertriebsleitung. Dazu gehören Terminkalender führen, Reisen für Außendienst und Messen buchen, Besprechungen vorbereiten und protokollieren. Ein großer Teil ist Zahlenarbeit: Umsätze und Auftragseingänge aus dem ERP- oder CRM-System ziehen, in Excel-Tabellen und Präsentationen aufbereiten, Abweichungen vom Plan markieren. Hinzu kommen Angebote und Verträge vorbereiten, Preislisten pflegen, Provisionsabrechnungen zuarbeiten und Kundendaten aktuell halten. Viele Anrufe und E-Mails von Kundschaft, Außendienst und anderen Abteilungen laufen über diese Stelle, bevor sie die Leitung erreichen. In kleineren Betrieben übernimmt die Assistenz oft auch Aufgaben des Vertriebsinnendienstes, etwa Reklamationen bearbeiten oder Lieferzeiten mit der Logistik klären. In international tätigen Unternehmen wird ein Teil der Korrespondenz auf Englisch geführt.
Wie wird man Assistenz der Vertriebsleitung?
Einen geregelten Ausbildungsberuf mit diesem Namen gibt es nicht. Der übliche Weg führt über eine dreijährige kaufmännische Ausbildung, meist als Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement, Industriekaufleute oder Kaufleute im Groß- und Außenhandelsmanagement. Nach einigen Jahren im Vertriebsinnendienst oder Sekretariat folgt der Wechsel in die Assistenz. Weiterbildungen wie Geprüfte Fachkraft für Assistenz und Sekretariat, Geprüfter Wirtschaftsfachwirt oder Fremdsprachenkorrespondent verbessern die Chancen. Ein betriebswirtschaftliches Studium ist nicht nötig, kommt aber vor, vor allem in Konzernen. Quereinstieg gelingt Menschen mit Büroerfahrung aus anderen Bereichen, wenn sie sicher mit Office-Programmen umgehen und Zahlen verstehen.
Was der Beruf verlangt
Die Stelle hängt stark von einer einzelnen Führungskraft ab. Passt die Zusammenarbeit nicht, wird der Alltag schwer, und die eigenen Aufgaben verändern sich mit jedem Wechsel an der Spitze. Zum Quartals- und Jahresende, vor Messen oder bei großen Ausschreibungen steigt die Arbeitslast deutlich, Überstunden sind dann üblich. Viele Anfragen kommen gleichzeitig und mit wechselnder Dringlichkeit, wer schlecht mit Unterbrechungen umgehen kann, gerät unter Druck. Der Ton im Vertrieb ist häufig direkt, Zielvorgaben und Umsatzdruck der Leitung wirken auf die Assistenz zurück. Gleichzeitig ist Verschwiegenheit gefordert, weil Preise, Margen und Personalfragen über den Tisch gehen. Die Arbeitszeiten liegen meist im Rahmen eines Bürojobs, Homeoffice ist an vielen Stellen teilweise möglich. Körperlich ist die Arbeit wenig belastend, langes Sitzen am Bildschirm aber die Regel.
Aussichten
Assistenzstellen im Vertrieb werden in Industrie, Handel und Dienstleistung regelmäßig ausgeschrieben, besonders im Mittelstand. Routineaufgaben wie Terminverwaltung, Datenpflege und Standardberichte werden zunehmend durch Software und automatisierte Auswertungen übernommen. Gefragt bleiben Leute, die Daten nicht nur abtippen, sondern auswerten, CRM-Systeme gut beherrschen und Projekte selbstständig steuern. Entwicklungswege führen in den Vertriebsinnendienst mit eigener Kundenverantwortung, ins Vertriebscontrolling, in die Teamleitung Innendienst oder in eine Assistenz der Geschäftsführung. Mit Weiterbildung zum Fachwirt oder einem berufsbegleitenden Studium ist auch der Schritt in den Key-Account- oder Produktbereich möglich.