Was macht eine Assistenz der Geschäftsführung?
Die Assistenz der Geschäftsführung hält der Unternehmensleitung den Rücken frei. Sie verwaltet den Kalender, plant Dienstreisen mit Flügen, Hotels und Bahnverbindungen, nimmt Anrufe entgegen und entscheidet, was sofort weitergegeben wird und was warten kann. Ein großer Teil des Tages besteht aus Korrespondenz: E-Mails sortieren und beantworten, Briefe und Stellungnahmen entwerfen, Präsentationen für Sitzungen vorbereiten. Dazu kommen Besprechungen organisieren, Protokolle schreiben und nachhalten, ob vereinbarte Aufgaben erledigt werden. In vielen Unternehmen übernimmt die Assistenz eigene Projekte, etwa die Planung einer Betriebsfeier, die Auswahl eines Dienstleisters oder die Pflege von Kennzahlen in Tabellen und Berichten. Bei international tätigen Firmen läuft ein Teil der Arbeit auf Englisch. Die Aufgaben schwanken stark mit der Größe des Betriebs: im Mittelstand ist die Assistenz oft Allrounderin für Büro, Personal und Buchhaltung, im Konzern eher spezialisierte Büroleitung eines Vorstands.
Wie wird man Assistenz der Geschäftsführung?
Eine eigene Ausbildung mit diesem Namen gibt es nicht. Der übliche Einstieg ist eine dreijährige kaufmännische Ausbildung, meist als Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement, Industriekaufmann oder Industriekauffrau. Danach folgen einige Jahre Berufserfahrung im Sekretariat oder in der Sachbearbeitung, bevor eine Stelle direkt bei der Geschäftsführung infrage kommt. Viele bilden sich weiter, etwa zur geprüften Management-Assistenz oder zum Fachwirt für Büro- und Projektorganisation bei der IHK. Zunehmend steigen auch Hochschulabsolventen ein, etwa aus Betriebswirtschaft, International Management oder Fremdsprachenstudiengängen. Quereinsteiger aus anderen Büroberufen haben gute Chancen, wenn sie sicher mit Office-Programmen umgehen, gut formulieren und Englisch sprechen.
Was der Beruf verlangt
Der Beruf ist geistig fordernd und selten planbar. Die Prioritäten der Geschäftsführung ändern sich oft innerhalb eines Vormittags, und die Assistenz muss Termine umwerfen, Beteiligte informieren und trotzdem den Überblick behalten. Viele Aufgaben laufen gleichzeitig, Unterbrechungen gehören zum Alltag. Die Arbeitszeit richtet sich häufig nach dem Rhythmus der Vorgesetzten, Überstunden vor Sitzungen, Messen oder Jahresabschlüssen sind üblich, und Erreichbarkeit nach Feierabend wird in manchen Häusern erwartet. Die Assistenz erfährt vertrauliche Informationen über Personal, Finanzen und Strategie und muss absolut verschwiegen sein. Schwer fällt vielen, dass die eigene Leistung wenig sichtbar ist: Wenn alles funktioniert, fällt es niemandem auf. Zudem hängt die Zufriedenheit stark davon ab, wie gut die Zusammenarbeit mit einer einzelnen Person läuft. Ein Wechsel in der Geschäftsführung kann auch die eigene Stelle infrage stellen.
Aussichten
Qualifizierte Assistenzkräfte werden bundesweit gesucht, besonders solche mit guten Englischkenntnissen und Erfahrung in Projektarbeit. Gleichzeitig verändert die Digitalisierung den Beruf: Terminbuchungen, Reisebuchungen und Ablage werden zunehmend automatisiert, während Aufgaben wie Projektkoordination, Kommunikation und Auswertung an Gewicht gewinnen. Wer sich in diese Richtung entwickelt, kann zur Büroleitung, zur Referentin oder zum Referenten der Geschäftsführung, in das Projektmanagement oder in die Personal- und Organisationsabteilung wechseln. Reine Sekretariatstätigkeiten ohne eigene Verantwortung werden dagegen seltener.